Salida¶
Cuando un empleado deja la empresa, es importante tener un plan de salida de empleado para asegurarnos de seguir todos los pasos necesarios, como la devolución de equipo, revocar permisos de acceso a los sistemas de la empresa, llenar formularios de RR. HH., tener una entrevista de salida y más. Según la empresa, puede haber varios planes de salida configurados para diferentes departamentos o divisiones que tienen necesidades y pasos diferentes al plan de salida principal.
Además de un plan de salida, el registro del empleado debe estar actualizado para reflejar su salida, registrar por qué salieron de la empresa y cerrar cualquier actividad abierta relacionada con el empleado, además de brindarles cualquier documento importnate.
Revisar el plan de salida¶
Le recomendamos que revise el plan de salida predeterminado que está preconfigurado en la aplicación Empleados antes de comenzar con el proceso de salida. Para ver el plan predeterminado actual, vaya a . Haga clic en Salida para ver el formulario del plan de salida detallado.
Pasos del plan de salida¶
El plan predeterminado de salida tiene los pasos mínimos, con dos pasos automáticos (tres, si se instaló la aplicación Flota). Todos los pasos son actividades pendientes y se programan para el día en el que se inicia el plan de salida (0 días Antes de la fecha del plan).
Organizar la transferencia de información dentro del equipo: El gerente se debe asegurar de que toda la información que el empleado tenga sobre su puesto de trabajo se registre o comparta con sus colegas para que no haya lagunas de conocimiento.
Devolver la flota: El gerente de flota se debe asegurar de que cualquier automóvil asignado al empleado ya no estén asignados (para que estén dispnibles para otros empleados) o se asignen al siguiente conductor. Este paso solo aparecerá si tiene instalada la aplicación Flota.
Recuperar materiales de RR. HH.: El gerente debe obtener todos los documentos y materiales que solicite el departamento de RR. HH. Es recomendable hablar con el departamento de RR. HH. para asegurar que todo lo necesario para este paso se complete.
Modificar el plan de salida¶
El plan predeterminado de salida incluye una configuración mínima para que se puedan hacer modificacines según las necesidades de salida de cada empresa. Cada empresa tiene necesidades diferentes, por lo tanto, es posible que se deban agregar pasos adicionales al plan de salida.
Si el plan de salida es universal, agregue o haga modificaciones al plan de salida predeterminado. Si el plan de salida es solo para un departamento específico se debe crear un plan nuevo específico para ese departamento.
Para modificar el plan predeterminado, vaya a y luego haga clic en Salida.
Para modificar un paso, haga clic en él para abrir la ventana emergente Abrir: Actividades. Haga los cambios necesarios al paso y después haga clic en Guardar para aceptar los cambios y cerrar las ventanas.
Para agregar un paso nuevo, haga clic en Agregar una línea en la parte inferior de la lista de actividades en la pestaña Actividades por crear y aparecerá la ventana emergente Crear actividades. Ingrese toda la información en la ventana emergente, después haga clic en Guardar y cerrar si no hay otros pasos que agregar, o haga clic en Guardar y crear nuevo si necesita más pasos.
Configure todos los pasos deseados para el plan de salida.
Crear un plan de salida¶
Algunas empresas pueden necesitar planes de salida específicos para algunos departamentos. Para estos casos, es posible que necesie un nuevo plan de salida específico para el departamento.
Para crear un plan de salida nuevo, primero vaya a . Haga clic en el botón Nuevo en la esquina superior izquierda ara cargar un formulario de plan en blanco.
Proporcione la siguiente información en el formulario:
Nombre del plan: El nombre específico del plan
Modelo: Este campo especifica dónde se puede usar este plan. En este caso, es la aplicación Empleados. Este campo no se podrá modificar.
Departamento: Si se daja en blanco (la configuración predeterminada), el plan estará dispnible para todos los departamentos. Para que el plan sea específico para un departamento, seleccione un departamento del menú desplegable.
Para agregar los diferentes pasos del plan, haga clic en Agregar una línea al final de las actividades enlistadas en la pestaña Actividades por crear. Esto hará que aparezca una ventana emergente de Crear actividades.
Ingresa la siguiente información en la ventana emergente:
Tipo de actividad: Seleccione el tipo de actividad que está programando con el menú desplegable. Las opciones predeterminadas son Correo electrónico, Llamada, Reunión, Por hacer y Subir documento. Si instaló la aplicación Firma electrónica también aparecerá la opción Solicitar firma.
Resumen: Ingrese una descripción corta del paso.
Asignación: Con el menú desplegable, seleccione a la persona asignada para realizar la actividad. Las opciones predeterminadas son: Preguntar en el lanzamiento, Usuario predeterminado, Instructor, Gerente y Empleado. Si la aplicación Flota está instalada, aparecerá la opción Gerente de flota.
Nota
La selección del rol de Asignación es en relación al empleado. Si se selecciona Instructor, se selecciona el instructor del empleado en la actividad.
Si se selecciona Usuario predeterminado, aparecerá el campo Asignado a. Con el menú desplegable, seleccione el usuario al que siempre se le asignará la actividad.
Intervalo: Configure los campos en esta línea para determinar la fecha límite de la actividad. Ingrese un número en el primer campo, luego, con los menús desplegables en los siguientes campos, configure cuándo se debe crear la fecha límite, el (
número) de días, semanas, o meses ya sea Antes de la fecha del plan o Después de la fecha del plan.
Después de crear el fomulario Crear actividades, haga clic en Guardar y cerrar si ya no agregará más pasos, o haga clic en Guardar y crear nuevo para agregar más ásos si es necesario.
Example
Una empresa que se especializa en programas de arte después de clases tiene dos planes de salida por separado, uno para profesores que trabajan yendo a otras escuelas y otro para los que trabajan en las oficinas.
El plan de salida para profesores está configurado para el departamento Profesores del programa de arte e incluye tareas especializadas que se relacionan a esos trabajos. Estas tareas incluyen asegurarse que todos los suministros de arte se cateloguen y devuelvan, se entreguen todos los formularios de retroalimentación de los estudiantes y que todas las credenciales y llaves de acceso para las diferentes ubicaciones se regresen
Iniciar el plan de salida¶
Después de que se ha notificado a un empleado (usualmente dos semanas antes) o una vez que la empresa ha decidido despedir al empleado, se debe iniciar el plan de salida. Vaya a la y haga clic en el perfil del empleado saliente. Haga clic en el botón Iniciar plan para cargar la ventana emergente Iniciar plan.
Con el menú desplegable, seleccione el plan de salida deseado en el campo Plan, después use el selector de calendario para establecer una fecha en el campo Fecha del plan. Usualmente, será la fecha en el que el empleado hizo la notificación, pero se puede seleccionar cualquier fecha.
El lado derecho de la ventana emergente Iniciar plan muestra todos los pasos en el plan seleccionado, agrupados por lo que se haya seleccionado en el campo Asignación para los diferentes pasos del plan.
Cuando haya configurado los campos Plan y Fecha del plan haga clic en el botón Programar para que Odoo programe todo en el plan, según las fechas de entrega respectivas. Todas las actividades programadas aparecerán en el chatter del perfil del emplado.
Archivar empleados¶
En Odoo es necesario archivar a los empleados cuando estos dejan la empresa. Este paso se debe hacer después de terminar el proceso de salida completo. Para archivar a un empleado, primero vaya a , luego busque al empleado correspondiente y haga clic en su tarjeta.
El formulario del empleado aparece con toda su información. Haga clic en el icono (engranaje) ubicado en la esquina superior izquierda, aparecerá un menú desplegable, allí haga clic en Archivar, esta acción abrirá la ventana emergente Despido del empleado.
Complete los siguientes campos del formulario:
Motivo de salida: Seleccione el motivo por el que el empleado se va con el menú desplegable. Las opciones predeterminadas son:
Despedido: Seleccione esta opción si el empleado fue despedido y la empresa dio el aviso correspondiente.
Renunció: Seleccione esta opción si el empleado ya no desea trabajar en la empresa y haya dado aviso.
Renunció: Retirado: Seleccione esta opción cuando el empleado se jubile.
Ahora es trabajador independiente: Seleccione esta opción cuando el empleado ya no trabaje para la empresa, sino que ahora es un trabajador independiente.
Acuerdo mutuo: Seleccione esta opción cuando ambas partes acuerden terminar la relación laboral.
Fecha de finalización del contrato: Use el selector de calendario para seleccionar el último día en que el empleado trabajará para la empresa.
Motivo detallado: Escriba una breve descripción acerca de la partida del empleado en este campo.
Cerrar actividades: Seleccione la casilla ubicada junto a cada tipo de actividad para cerrar o eliminar cualquier actividad abierta asociada. Le recomendamos seleccionar todas las casillas que correspondan. Las opciones disponibles son:
Evaluaciones: Cancela todas las evaluaciones programadas después de la fecha de finalización del contrato.
Contrato: Aplica una fecha de finalización para el contrato activo.
Automóvil de la empresa: Elimina al empleado como conductor del vehículo de la empresa actual y asigna al siguiente conductor si corresponde.
Equipo: Para que cualquier equipo asignado al empleado ya no esté asignado a él.
Información de RR. HH.: Seleccione la casilla ubicada junto a Enviar enlace de acceso para enviar un enlace de descarga a la dirección de correo electrónico personal del empleado, este incluye todos sus archivos personales de RR. HH.
Correo electrónico privado: Este campo aparece si se habilita la opción Información de RR. HH. Si hay un correo privado registrado en el perfil del empleado, este campo se llena en automático. Si no hay un correo privado registrado, ingrese la dirección de correo privada del empleado.
Haga clic en Aplicar una vez que el formulario esté completo. El registro del empleado quedará archivado, el empleado recibirá un mensaje con un enlace para descargar sus documentos personales en su dirección de correo electrónico privada (si se seleccionó) y aparecerá el mensaje Archivado en rojo en la esquina superior derecha del formulario del empleado. El chatter registra la fecha de salida y el motivo de salida, también registra si envió un enlace de acceso por correo electrónico.
Nota
Es posible que la ventana emergente Operación no válida aparezca al intentar enviar el enlace de acceso a los documentos de RR. HH. Esta incluirá el siguiente mensaje de error:
El usuario relacionado y el correo electrónico privado del empleado deben estar configurados para usar la función «Enviar enlace de acceso»: (Nombre del empleado)
Si aparece este error solo haga clic en Cerrar para cerrar la ventana emergente, luego seleccione la casilla Enviar enlace de acceso para desmarcarla en la ventana emergente Despido del empleado.
Haga clic en Aplicar para archivar al empleado y cerrar las actividades seleccionadas en la ventana emergente Despido del empleado, esta acción le redirigirá al formulario del empleado.
Asegúrese de que los siguientes campos del formulario del empleado están completos:
Pestaña Información privada: Asegúrese de que el campo Correo electrónico cuente con uno.
Pestaña Ajustes de RR. HH.: Asegúrese de que haya un usuario relacionado seleccionado en el campo correspondiente.
Vuelva a enviar el enlace de acceso a los documentos de RR. HH. luego de agregar la información necesaria.
Enviar enlace de acceso a los documentos de RR. HH.¶
Si no envió el enlace de acceso al archivar al empleado en el formulario Despido del empleado podrá enviarlo una vez que lo haya archivado.
Luego de archivar a un empleado este ya no aparecerá en el tablero principal de la aplicación Empleados. Para ver a los empleados archivados vaya al tablero de y haga clic en la (flecha hacia abajo) en la barra de búsqueda para abrir un menú desplegable. Seleccione la opción Archivado que se encuentra en la parte inferior de la columna Filtros y luego haga clic fuera de la ventana desplegable para cerrarla.
Ahora solo aparecerán los empleados archivados en el tablero. Haga clic en el empleado deseado para abrir su formulario. Una vez allí haga clic en el icono (engranaje) ubicado en la esquina superior izquierda, luego haga clic en Enviar enlace de acceso a los documentos de RR. HH. en el menú desplegable resultante. El chatter registrará que envió el enlace.