Document digitization¶
Document digitization refers to the process of converting paper or digital documents into records in a database. Using OCR and artificial intelligence technologies, Odoo reads the content and automatically creates and fills in the record’s details. This process is mainly used for vendor bills (or refunds).
Nota
Although less common, this digitization process can also be applied to customer invoices and credit notes. The settings need to be adjusted accordingly.
Configuración¶
Go to and navigate to the Digitization section. Enable the Document Digitization option and choose whether Vendor Bills should be processed automatically or on demand.
Nota
If the Single Invoice Line Per Tax option is enabled, only one line is created per tax in the new vendor bill, regardless of the number of lines on it.
Vendor bills upload¶
Vendor bills are uploaded manually or sent to a designated email alias to be digitized. They can also be automatically posted for selected vendors.
Nota
Once the bill is uploaded, the document preview appears on the right side of the screen.
Ver también
Subida manual¶
En el tablero de Contabilidad, arrastra y suelta las facturas de proveedor en el diario de compras correspondiente o haz clic en el botón Subir del diario.
Subida mediante alias de correo¶
Hay dos formas de subir facturas de proveedor con un alias de correo asociado al diario correspondiente:
Desde un escáner conectado y configurado para enviar correos al alias.
Enviándolas directamente al alias de correo.
Cada PDF adjunto al correo se convierte en un nuevo borrador de factura de proveedor de forma automática.
Nota
Solo se procesan archivos en formato PDF y XML mediante un alias de correo asociado a un diario.
Los archivos JPEG se procesan desde el alias de correo electrónico en la aplicación Documentos.
Sigue estos pasos para agregar un alias de correo a un diario:
Asegúrate de que haya un dominio de alias configurado.
El sistema crea el alias de correo
vendor-bills@seguido de tu dominio de forma automática y lo puedes encontrar en la pestaña Ajustes avanzados del diario Facturas de proveedor.Para cambiar un alias de correo predeterminado, ve a , selecciona el diario correspondiente y edita el campo Alias de correo de la pestaña Ajustes avanzados.
Si es necesario, configura el escáner conectado para enviar los documentos escaneados al alias de correo.
Nota
También puedes usar un alias de correo electrónico en la aplicación Documentos para enviar las facturas de proveedor a la carpeta de finanzas (por ejemplo, inbox-financial@ejemplo.odoo.com).
Registro automático de facturas de proveedor¶
Nota
Para usar la opción Registrar facturas en automático debes activar la función Digitalizar de forma automática en la sección Digitalización de documentos de las facturas de proveedor.
Para registrar las facturas digitalizadas de ciertos proveedores de forma automática, ve a y haz clic en el proveedor que quieras. Dirígete a la pestaña Contabilidad del formulario de contacto y elige una de las opciones de Registrar facturas en automático en la sección Automatización:
Siempre
Preguntar después de 3 validaciones sin editar: La ventana Registrar facturas en automático aparecerá al confirmar la tercera factura subida sin modificarla. Puedes elegir entre Activar autovalidación, Preguntar después o Nunca para este proveedor.
Nunca
Nota
Como la automatización se activa después de validar tres facturas sin ediciones, el nombre del contacto debe existir en la base de datos y cada factura de proveedor subida debe incluir una fecha de factura.
Digitalización y reconocimiento de datos con IA¶
Según tus ajustes, el sistema digitalizará los documentos en automático o será necesario que los proceses de forma manual si la digitalización está configurada solo bajo demanda.
Haz clic en Digitalizar documento para digitalizar manualmente uno de los documentos que subiste.
Una vez que hayas digitalizado el documento aparecerá un cuadro azul, ahí haz clic en Actualizar. Revisa y corrige cualquier información cargada durante la digitalización: haz clic en los campos correspondientes para editarlos o haz clic en Recargar datos de IA para actualizarlos.
Luego, haz clic en Confirmar para registrar el documento.
Truco
El campo Proveedor estará vacío si el documento digitalizado no tiene un proveedor registrado en la base de datos. Para agregarlo, haz clic en el (flecha hacia abajo) en el campo Proveedor. El nombre del proveedor aparecerá resaltado en la vista previa del documento a la derecha. Haz clic para abrir un nuevo formulario de proveedor con el nombre ya completado.
Nota
La herramienta de OCR reconoce los siguientes campos en las facturas de proveedor:
Proveedor, Referencia de factura, Fecha de la factura, Referencia de pago (solo en formato belga +++xxx/xxxx/xxxxx+++), Banco receptor, Fecha de vencimiento y la moneda (en un entorno multimoneda y si la moneda está activa).
En la pestaña Líneas de la factura: La descripción y etiqueta del producto, cantidad, precio unitario, impuestos (si están activados, toma en cuenta que el OCR no reconoce este campo en la localización de la India), subtotal y total.
Coincidencia de órdenes de compra¶
Cuando el OCR reconoce una factura de proveedor digitalizada, Odoo busca una orden de compra que coincida en la base de datos. Si la encuentra, puedes vincular la factura con las líneas abiertas de la orden de compra de forma manual.
Una vez que la factura de proveedor esté cargada y digitalizada, haz clic en el botón inteligente Conciliación de compra para abrir la vista de lista de conciliación de compras. Ahí verás todas las líneas de las órdenes de compra del proveedor asignado a la factura. Luego, selecciona las líneas correspondientes y la factura en borrador (aparece en gris) y después haz clic en Conciliar.
Truco
En la vista de lista de conciliación de compra, actualiza la cantidad y el precio en las líneas de orden si es necesario.
Si no hay una orden de compra relacionada con el proveedor de la factura cargada, entonces puedes crear una desde las líneas de la factura. Sigue estos pasos para hacerlo:
Después de subir la factura de proveedor, asegúrate de que el campo Proveedor tenga el proveedor correcto.
Haz clic en el botón inteligente Conciliación de compra, selecciona la factura en borrador en la lista (aparece en gris) y haz clic en Agregar a la orden de compra.
En la ventana Agregar a la orden de compra, empieza a escribir en el campo Orden de compra y selecciona Crear y editar.
En la ventana Crear orden de compra, selecciona el proveedor asignado a la factura, completa los campos obligatorios y haz clic en Confirmar.
En la vista de lista de conciliación de compras, selecciona las líneas de orden correspondientes y la factura en borrador (aparece en gris), y después haz clic en Conciliar.
Nota
Si falta información necesaria en los campos de la orden de compra, haz clic en Guardar y cerrar en la ventana Crear orden de compra. Después, abre la aplicación Compras para completar los campos y luego confirma la orden de compra.
Truco
Las facturas electrónicas de proveedor que tienen un XML incrustado garantizan un procesamiento más preciso y eficiente.
También puedes usar la función de autocompletado para transferir información de la orden de compra a la factura de proveedor sin usar OCR.
Precio¶
La función de digitalización de documentos es un servicio de compra dentro de la aplicación (IAP) que necesita créditos prepagados. Digitalizar un documento consume un crédito.
Para comprar créditos, ve a la aplicación Ajustes o a , dirígete a la sección Digitalización y haz clic en Comprar créditos.
Nota
Odoo Enterprise users with a valid subscription get free credits to test IAP features before purchasing more credits for the database. This includes demo/training databases, educational databases, and one-app-free databases.
XML files don’t require OCR credits because they contain structured data that can be processed directly, without OCR.