सुरक्षा और अनुपालन
सुरक्षित पहचान
प्राप्तकर्ता पक्ष केवल अपने ईमेल पते से जुड़े एक व्यक्तिगत सुरक्षित लिंक के माध्यम से ही दस्तावेज़ पर डिजिटल रूप से हस्ताक्षर कर सकते हैं. सिस्टम उपयोगकर्ता के भौगोलिक स्थान और घटना की तारीख और समय को रिकॉर्ड करता है और इन्हें दस्तावेज़ के ऑडिट लॉग में सुरक्षित करता है.
डॉक्यूमेंट्री की सुरक्षा
दस्तावेज़ पर की जाने वाली कोई भी कार्रवाई, जैसे हस्ताक्षर करना या पढ़ना, हमेशा रिकॉर्ड की जाती है. साथ ही, यह सुनिश्चित करने के लिए एक सुरक्षा जांच की जाती है कि दस्तावेज़ की सामग्री बदली नहीं गई है. यह जांच हर बार की जाती है जब दस्तावेज़ को देखा जाता है या बदला जाता है. उपयोगकर्ता अपने खास लिंक का इस्तेमाल करके कभी भी दस्तावेज़ की एक प्रति डाउनलोड या प्रिंट कर सकते हैं. सभी लोगों को हमेशा पता चल सकता है कि दस्तावेज़ के साथ क्या हुआ है.
एसएमएस के ज़रिए पुष्टि
दस्तावेज़ का मालिक कुछ लोगों को यह दस्तावेज़ भेजने से पहले एक अतिरिक्त सुरक्षा जाँच के रूप में 6 अंकों का एसएमएस कोड भेज सकता है. यह सुनिश्चित करने के लिए किया जाता है कि दस्तावेज़ सही व्यक्ति को ही भेजा जा रहा है.
100% वैध
Odoo Sign का उपयोग करके दस्तावेज़ पर किए गए हस्ताक्षर यूरोप के देशों के कानून 910/2014 (eIDAS) और अमेरिका के लिए US ESIGN अधिनियम के तहत कानूनी रूप से मान्य हैं. ये हस्ताक्षर इतने देशों में कानून का पालन करते हैं: 100 से ज़्यादा देशों.
बड़े लेवल पर दस्तावेज़ कवरेज
डिजिटल हस्ताक्षर का इस्तेमाल किसी भी तरह के व्यापारिक समझौते, गोपनीयता समझौते, किराये के समझौते, या किसी भी अन्य अनुबंध के लिए किया जा सकता है. हालांकि, कुछ दस्तावेज़, जैसे कि टैक्स रिटर्न या सरकारी दफ्तरों में जमा किए जाने वाले दस्तावेज़ के लिए अधिक सुरक्षित तरीके के हस्ताक्षर की जरूरत हो सकती है. इसके लिए एक विशेष प्रकार की संस्था, जिसे पंजीकृत ट्रस्ट प्राधिकरण कहते हैं, की मदद लेनी पड़ सकती है.
itsme® के साथ इंटिग्रेशन
बेल्जियम और नीदरलैंड में रहने वाले लोग itsme® का इस्तेमाल करके अपनी पहचान साबित कर सकते हैं, जिससे यह सुनिश्चित हो जाता है कि वे ही दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर कर रहे हैं.
हस्ताक्षर फ्रेम
.दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करते समय, एक विशेष चित्र या चिन्ह जोड़ा जा सकता है जो दिखाता है कि दस्तावेज़ पर इलेक्ट्रॉनिक रूप से हस्ताक्षर किया गया है. जब दस्तावेज़ को प्रिंट किया जाता है, तो यह चिन्ह भी दिखाई देगा.
डाइनैमिक वर्कफ़्लो तैयार करना
टेंप्लेट की मदद से दस्तावेज़ तैयार करें
पीडीएफ़ वाले दस्तावेज़ में आप खाली जगहों को अपनी जरूरत के हिसाब से बदल सकते हैं. आप पहले से तैयार किए गए टेम्प्लेट्स का इस्तेमाल करके बार-बार होने वाले हस्ताक्षरों को आसानी से कर सकते हैं, जिससे समय बचेगा और काम तेजी से होगा.
कई लोगों के हस्ताक्षर की सुविधा
दस्तावेज़ को सभी लोगों के लिए उपलब्ध कराएं और उन्हें अनुमति दें कि वे अपनी-अपनी कॉपी पर हस्ताक्षर करें. आपको इसके लिए कुछ भी करने की जरूरत नहीं होगी.
कई तरह की भूमिकाएं
दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले सभी लोगों की भूमिका (जैसे, मालिक, कर्मचारी, ग्राहक, आदि) स्पष्ट रूप से बताएं. इस जानकारी के आधार पर, दस्तावेज़ का सही संस्करण भेजें.
कार्बन कॉपी
आप दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने के बाद, उसे तुरंत किसी अन्य व्यक्ति (फ़ॉलोवर) को भेज सकते हैं आपको इसे मैन्युअल रूप से भेजने की जरूरत नहीं होगी.
अपने-आप सेव होने की सुविधा
eSign का उपयोग करते समय, आपके सभी हस्ताक्षरित दस्तावेज़ सुरक्षित रूप से संग्रहीत हो जाते हैं. आपको इन दस्तावेज़ों की बैकअप कॉपी बनाने की चिंता नहीं करनी होगी.
अपनी प्रॉडक्टिविटी बढ़ाएं
दस्तावेज़ की आखिरी प्रति सभी पक्षों को अपने-आप भेजना
जब दस्तावेज़ पर सभी लोगों ने हस्ताक्षर कर दिया है, तो वह दस्तावेज़ सभी लोगों को अपने आप ही ईमेल पर भेज दिया जाएगा. आपको इसे मैन्युअल रूप से भेजने की जरूरत नहीं होगी.
अपने दस्तावेज़ की प्रगति देखें
आप देख सकते हैं कि कौन-कौन से टेम्प्लेट हैं, कौन-कौन से दस्तावेज़ अभी हस्ताक्षरित हो रहे हैं, और कौन-कौन से दस्तावेज़ पहले से हस्ताक्षरित हो चुके हैं.
अपने-आप मिलने वाला रिमाइंडर
दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने के लिए व्यक्ति को याद दिलाने के लिए स्वचालित रूप से ईमेल या संदेश भेजने का समय निर्धारित करें.
सूचना और चेतावनी
जब कोई आपके दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करता है, तो आपको तुरंत पता चल जाएगा.
सार्वजनिक टेम्प्लेट शेयर करना
आप एक दस्तावेज़ का लिंक बना सकते हैं, जिसे केवल कुछ ही लोग देख सकते हैं. जब कोई इस दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करता है, तो उसे इस दस्तावेज़ की एक प्रति मिल जाएगी.
कहीं से भी कारोबार करने की सुविधा
किसी भी डिवाइस पर काम करें
आप अपने मोबाइल फ़ोन जैसे iPhone, iPad, Android वगैरह का इस्तेमाल करके इलेक्ट्रॉनिक रूप से दस्तावेज़ पर दूसरों से हस्ताक्षर करवा सकते हैं.
हस्ताक्षर मना करने की सुविधा
जो लोग दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर कर रहे हैं, अगर वे नहीं चाहते हैं तो हस्ताक्षर करने से मना कर सकते हैं, और इसके साथ ही बता सकते हैं कि क्यों नहीं हस्ताक्षर कर रहे हैं.
किसी भी दस्तावेज़ को अपने हिसाब से बनाएं
डाइनैमिक कॉन्टेंट फ़ील्ड का इस्तेमाल करें
दस्तावेज़ में खाली जगहें 'खींचें और छोड़ें' तरीके से जोड़ें और इन जगहों में पहले से जानकारी भर दें. यह जानकारी उस व्यक्ति के हिसाब से होगी, जो दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करेगा.
ज़रूरी फ़ील्ड
दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करवाने से पहले, स्पष्ट रूप से बताएं कि कौन सी जानकारी भरना जरूरी है.
अपना खुद का हस्ताक्षर बनाएं
आप अपने हस्ताक्षर के लिए अलग-अलग तरीके चुन सकते हैं: आप हस्तलिखित फॉन्ट का इस्तेमाल कर सकते हैं, अपने माउस या उंगली से हस्ताक्षर खींच सकते हैं या अपने हस्ताक्षर की स्कैन की हुई प्रति अपलोड कर सकते हैं.
साइनिंग ऑर्डर
हस्ताक्षर अनुरोध भेजते समय आप तय कर सकते हैं कि कौन पहले हस्ताक्षर करेगा और कौन बाद में. जब किसी व्यक्ति का नंबर आता है, तो उसे ही हस्ताक्षर करने के लिए कहा जाएगा.
