慈善組織也用 Odoo：香港 Eden Ministry 將慈善工作全面透明化

高效溝通及庫存管理

「我們安排了兩位獲救女性，處理品質管理工作。雖然她們之前操作電腦的經驗有限，但全靠 Odoo 簡單易用的操作介面，加上 Odoo 功能顧問的指導，她們只需三個月培訓，就能駕輕就熟使用新系統。」

Isaac Agostino
Eden Ministry 營運及財務幹事

過往，組織需要以人手在紙本試算表上，記錄原材料及產品的存貨數量，庫存變動及貨物流向則依賴電郵溝通。他們的營運及財務幹事 Isaac Agostino 憶述：「當時其實沒有一套真正的工作流程。」

組織在審批文件上浪費了大量時間，因為其他地方的辦事處（例如上海、緬甸）需要申請批准時，審批表格需要由 Isaac 列印、簽名，然後再掃瞄，才算完成批核程序。此外，由於欠缺準確的庫存清單，團隊多數只能靠直覺補貨，結果經常訂購多餘、用不上的原材料。

實施 Odoo 庫存、製造管理、品質管理及採購系統後，Eden Ministry 的庫存管理及庫存審批流程，效率得到顯著提升。組織的員工在不同國家工作，但無論身在何處，他們都能夠利用公司內部共用的 Odoo 資料庫，作為唯一的真實資料來源。

Odoo 的庫存應用程式，提供清晰、實時的數據，員工可掌握每公斤原材料、每件珠寶產品的情況（不論是製成品還是仍在生產中）。員工檢視時，只需輕按幾下，即可更新庫存水平資料。為確保原材料及製成品能夠持續供應，Odoo 採購應用程式會在物料觸及需要訂貨的水平時，自動產生相關的採購訂單（PO）。生產管理方面，Odoo 製造管理應用程式可建立不同的製造訂單（MO），完整交代生產指示及精確的數量要求。產品製成後，資料會移至 Odoo 品質管理應用程式，按照標準化的流程進行品質監控。

還有一點很重要的是，在這套新的工作流程中，所有文件審批程序都可直接在 Odoo 完成。公司進行數碼轉型後，能夠將交貨時間大大縮短，亦可將之前人手及紙本處理流程中，出現人為錯誤的風險減至最低，同時確保庫存資料一直保持準確。

準確報告，提升慈善工作透明度​

作為慈善機構，Eden Ministry 先前的低效率管理模式，導致多餘庫存積壓，對他們應如何向捐助者證明資源已用得其所，產生重大挑戰。

數碼化之後，組織利用了 Odoo 銷售應用程式，以及系統的強大報告功能，克服了這些挑戰。在 Odoo 一體化平台的生態系統內，這些報告功能亦完美配合其他 Odoo 應用程式，所有資料都無縫銜接。

Odoo 銷售應用程式能夠細緻記錄每件售出的產品，以及所產生的收入。結合 Odoo 內置的報告工具，Eden Ministry 的銷售團隊現在只需分析每季銷售報告及各項產品的銷量，便能輕易洞察珠寶首飾業的最新趨勢。有了這些關鍵資訊，Eden Ministry 可按照消費者喜好的變化，設計及推出新產品，並決定哪些產品應該停產，確保他們一直緊貼最新潮流。

Odoo 系統提供的自動化報告，準確記錄每項採購及銷售交易，為這間慈善機構提供完整、透明的業務數據。有了準確的統計數字，證明組織工作負責任、資源分配透明，捐助者的信任程度亦有望提升

營運數碼化及銷售情況見解 ​​

「數碼化可將一切工序的效率提高，減少出錯的可能性及空間。」

Isaac Agostino
Eden Ministry 營運及財務幹事

未採用 Odoo 之前，組織對未來業務的需要缺乏了解，使他們容易受外部因素影響，例如政治環境牽動的原材料成本變化及交貨時間影響。 

現在，有了 Odoo 之後，Isaac 只需利用單一資料庫，便可集中管理各地業務，無論是墨爾本分部的營運、上海分部的採購，以至緬甸分部的員工人事及原材料管理。集中所有資料的好處，是組織能夠密切監察價格，等候成本較低時購入，策略性地儲備材料。

Isaac 認為：「對於人手有限的非政府組織及慈善機構來說，使用如 Odoo 般的業務管理軟件，實現日常營運數碼化，可將寶貴的人力資源釋放，繼而節省成本，同時享受企業級的業務管理工具。這些工具提升整體效率、加強組織的前瞻性，對我們保持營運流程暢順透明，以及有效履行組織使命，都是至關重要。」