辛勞工作過後，最開心莫過於看到薪金進賬銀行戶口！正因為這個原因，薪酬管理及發薪工作，必然是所有公司人力資源（HR）部門的其中一項重要任務。
在近年的艱難經營環境中，人力資源行業也不得不進行數碼轉型，以適應大多數員工遙距工作的新潮流。數碼轉型一向利多於弊，而可幸的是，商用軟件市場現已有越來越多選擇，協助香港的 HR 人員管理薪酬及發薪工序，取代舊時輸入資料、會計簿記、編製報表、處理付款轉賬等花費的人力。僱主出糧必須準時及金額準確；這項工序要求的精確度，正正顯示 HR 專業人員的工作有多重要。
今次，我們與 Odoo 亞太區人力資源經理 Joey Kwok 深入詳談，聽她分享 Odoo 薪酬管理應用程式 的五大好用理由，及這款軟件如何幫助她管理香港辦事處約 200 人的團隊。
1. 無縫交接轉型
Odoo 薪酬管理程式的功能一體化，又直觀易用，是 HR 人員將薪酬管理數碼化，以及探索能否內部自行管理發薪工序，一個很好的切入點。
—Joey Kwok，Odoo 亞太區人力資源經理
即使在僱傭及稅務法例相對簡單的香港，管理薪酬的工作一開始也可能令人覺得無從入手。也許因為這個原因，在疫情大流行之前，一直有相當多的公司依賴人手處理出糧及糧單。
對於這種要求高精確度的任務而言，手動處理的工作流程其實非常耗費時間，亦經常會出現人為錯誤。有些公司甚至經歷完一大輪繁瑣的計糧工序後，還要 HR 人員將所有出糧資料匯入光碟，每月拿去交給銀行處理。「可以想像這種流程有幾費時！」Joey 說。「還有，現在仍有辦公室有光碟機嗎？」
剛在香港強勢推出的 Odoo 薪酬管理應用程式，正正整合員工僱傭合約、工資發放及預扣款項等功能，將所有管理工序簡化和集中在同一地方處理。
Odoo 薪酬管理應用程式專為香港勞動市場設計，貼身照顧香港企業和僱主的需求，功能豐富，介面簡潔易用，是本地中小型企業、以及希望數碼化並內部自行管理薪酬的公司首選。無需任何 IT 科技知識也能輕易操作，只需下載本地化功能套裝，應用程式便會自動為你配置好一切設定。
程式簡單易用的特點，會為團隊節省大量資源，無需花在系統開發及學習操作上，因為如果由零開始編寫自己公司的系統，可能需要數月甚至以年計的時間。另一方面，本身用於外判出糧服務的經費，可以重新分配至其他員工福利，有助挽留員工，增強人力資源策略。
財務部門總結所有數據，向人力資源部門提交報銷開支報告
人力資源部門計算該月的薪金總額
會計工序，將薪金總額記入日記賬記項
人力資源部門將報告匯入獨立薪酬軟件，核對每位員工的法定休假
為每位同事計算薪金，相關數據匯出至電子檔案，向銀行提交
下載全部糧單
每張糧單個別加密，上載至公司的共用儲存空間
發薪日！
不過，借助 Odoo 各程式高度整合的特性，現在只需在Odoo 薪酬管理應用程式內按幾下，即可完成整套操作。
運用 Odoo 開支及會計應用程式，財務部門現在只需幾秒鐘，便可以批核每位員工的報銷開支報告，以及確認人力資源部門的發薪金額正確。
由於連接 Odoo 開支及會計程式數據，每位員工的休假資料（不論是有薪假或無薪假），以至截數日前所有已獲批核的津貼及報銷支出，都會直接同步至 Odoo 薪酬管理程式，以在同事的糧單上反映。若要透過滙豐自動轉賬，一次過大批支付所有工資，財務部門只需產生一份付款報告，該報告已由 Odoo 設定至符合銀行規定的格式，然後提交給銀行便可。
此外，Odoo 薪酬管理程式的另一大方便之處，是只需按一下，即可將糧單直接發送至員工的網頁介面，無需再慢慢每張糧單手動下載、加密及上載，為人力資源團隊節省大量時間和精力。
3. 資料安全保密
由於糧單載有敏感資訊，因此應採用最高規格的資料安全標準處理。Odoo 透過強大的基礎架構及分層式存取權限，保護你的資料。
層級存取權限
使用 Odoo 薪酬管理的一大好處，是有清晰的存取權限層級結構。
— Joey Kwok，Odoo 亞太區人力資源經理
Odoo 薪酬管理程式在香港推出之前，Joey 與她的團隊需要依賴另一套薪酬管理解決方案，雖然功能算是全面，但舊方案有很多限制。其中一項最大的麻煩，在於該方案為了確保資料安全，只能存放在一個網絡上，意味團隊必須親身返回辦公室，才可存取系統資料。
這種看似不尋常的運作方式，令 Odoo 的 HR 團隊日常工作變得複雜，因為變成了團隊要服務這套系統的要求，而不是由系統去服務團隊人員。舊系統不單將資料置於單一風險來源中，亦令團隊成員不在辦公室時，無法遙距存取薪酬資料去工作。
透過定義層級存取級別，所有獲預先配置存取權限的團隊成員，都可以存取 Odoo 薪酬管理應用程式的資料。Joey 可以輕鬆控制誰人有權查看、編輯或修改員工薪酬資訊。例如，她部門的成員固然可以完全存取全公司的薪酬資料，但其他團隊的成員只可以有限度地存取自己的個人資料，即使與他人共用相同資料庫也是如此。
強大基礎架構
若用戶選擇使用 Odoo 寄存資料庫，此應用程式會隨完整的 Odoo 企業版 套件提供，可在 Odoo 雲端上享用其他強大應用程式的全面功能支援，例如會計程式等。
Odoo 保證系統提供 99.9% 正常運作時間，並在不同大洲至少三台不同機器上，存放資料庫的完整備份。你可以下載過去三個月內備份的任何版本。因為有這種功能，使用者可以輕鬆複製資料庫以測試新功能，或試行新的薪酬管理流程。
4. 合規及員工體驗
儘管 Odoo 薪酬管理程式操作簡單，但我們在設計時，並沒有忽略本地僱傭法例的要求。
程式支援「每日平均工資」（ADW）計算，如果員工放取無薪假或產假，Odoo 能夠自動計算出當月的正確薪金。其中，放產假員工仍有權獲取正常工資的 80%，符合香港法例第 57 章《僱傭條例》規定。
同樣，程式可以協助僱主根據勞工處規定，為離職員工計算糧單，包括代通知金、長期服務金及遣散費，以及他們的平均月薪。
報稅季節臨近時，人力資源團隊亦可利用薪酬管理應用程式，自動生成 IR56B, 56E, 56F及56G報告。有了這些報告，僱主及員工填寫公司或個人報稅表都可以更輕鬆。
除此之外，程式還協助 Joey 及她的團隊，透過滙豐自動轉賬處理批次發薪付款，並為宏利強積金供款產生所需檔案，大幅縮減過去要採用多款不同軟件、手動處理數據所需的時間。
Odoo 薪酬管理程式易於配置的特點，亦讓 Joey 可以輕易設定不同的津貼，包括深受員工歡迎但未算十分普及的住屋津貼。能夠提供更多元化的員工福利，任何採用 Odoo 薪酬管理應用程式的公司，都必將能夠吸引人才，建立持久的工作環境。
5. 易學易用
處理人力資源及薪酬管理工作時，細微資訊總是讓人頭痛：員工的入職日期是否正確？放了兩次無薪假還是一次？
這正是為甚麼薪酬管理及人力資源工具的操作介面夠直觀易用，比你想象中更重要。好的介面不僅可以加快操作速度，設計簡潔的畫面還可以更好地呈現數據，協助你發現任何不正確的數字。
直覺式設計
與市場上大多數設計過時的其他薪酬管理或人力資源解決方案相比，Odoo 的介面易於操作，但功能同樣全面，以整潔的介面呈現數據，確保重要資料一覽無遺，從而確保 Joey 和她的團隊在核對資料時準確無誤。
另一方面，員工查看糧單時，可以輕易檢查收入及報銷開支的詳情，核實收到的薪金金額是否正確。工資單會放入正確的收款人帳戶內，確保相同等級的資料安全性，同時減省全體員工要在公司共用空間上存取自己糧單所花費的時間。
動態報告
除了直覺式的操作介面設計，Odoo 的易用特性也能大大幫助團隊自訂薪酬報告內容。Odoo 讓用戶可選取自訂群組及部門，然後匯出指定數據，為管理人員提供個別團隊績效的全面概覽，提高管理層對數據作出有效評估及分析的能力。
一站式雲端系統
使用 Odoo 雲端管理平台處理公司的發薪工作後，Joey 的 HR 團隊感受到整體工作效率有明顯提升。
系統與 Odoo 休假管理等其他應用程式連通，員工可以直接在系統內提交請假申請，而人力資源團隊可以即時在自己的網頁介面內，接納及批准請求。至月底時，Odoo 會自動將所有已獲批准的休假納入糧單，無需再擔心資料出錯、溝通誤會或工序延誤等問題。強大的整合功能，讓 HR 團隊能夠多工處理及分工合作，提高生產力，亦增強工作的準確度。例如，Joey 會負責審核當月的工資單，而團隊成員可專注批核休假申請。
說到在 Odoo 亞太區辦事處使用薪酬管理應用程式的好處，其實可以總結為 Odoo 平台的所有優點：功能全面、可按規模擴充，並且易於使用。
