Bedrijf: The Workspace Company

Locatie: België, Europa

Sector: Diensten 

Oprichting: 2024

Aantal medewerkers: <50

Odoo-gebruikers: <50

Hostingtype: Odoo.sh

Apps: CRM, Verkoop, Inkoop, Facturatie, Boekhouding, Website, E-commerce, Projectbeheer, Studio, Logistiek, Documenten
Implementatiepartner: Endare voor de initiële implementatie - Dear Digital voor huidige ondersteuning

The Workspace Company bevindt zich op het kruispunt van e-commerce, SaaS en logistiek en biedt een unieke meerwaarde: een op maat ontwikkeld digitaal platform dat fungeert als centraal inkoopplatform. Het platform vereenvoudigt de orderverwerking via gesloten B2B-webshops en automatiseert dropshipping naar eindgebruikers, waardoor de administratieve last voor klanten aanzienlijk afneemt. Het bedrijf is sterk in markten zoals personeelsvoordelen, groepsaankopen en gecentraliseerde inkoopoplossingen.

Het bedrijf worstelde met verspreide data en een gebrek aan verbinding tussen afdelingen. In Odoo vond The Workspace Company een alles-in-één bedrijfsbeheersysteem dat de flexibiliteit, inzichten en efficiëntie biedt waar het team naar op zoek was.

Jeroen Van Den Bossche, eigenaar van Buro International, een bedrijf in kantoormeubilair, breidde zijn traditionele onderneming uit met een innovatief hybride platform voor softwarediensten: The Workspace Company.

Met activiteiten in België, Nederland en Luxemburg levert The Workspace Company multimedia- en thuiswerkmiddelen aan bedrijven, bestemd voor het cafetariaplan of salarispakket van werknemers. Via een gepersonaliseerde webshop kunnen werknemers eenvoudig inloggen en de gewenste producten bestellen via flexibele verloningssystemen. 

Voorheen werkte The Workspace Company met een bonte verzameling losse tools, waardoor data versnipperd raakte en afdelingen moeilijk konden communiceren. Het team had behoefte aan een efficiënt beheersysteem, een krachtige e-commercewebsite en tools voor workflowautomatisering en centralisatie.

“De afgelopen tien jaar is de markt voortdurend veranderd. Ik moet investeren in innovatie en digitalisering om competitief te blijven. Als het systeem dat ik gebruik niet zo snel kan meegroeien als mijn bedrijf, moet ik ofwel vertragen, ofwel het systeem veranderen. En ik wil niet vertragen.” - Jeroen Van Den Bossche - CEO van The Workspace Company.

Toen de beslissing viel om over te stappen van losse tools naar een geïntegreerde oplossing, onderzocht Jeroen systemen zoals SAP, Exact en Dynamics 365 Business Central, maar hij vond ze ouderwets en te duur. Ook gesprekken met andere ondernemers bevestigden dat deze software vaak prijzig, te rigide en onvoldoende flexibel is. 

Met de duidelijke wens om moderne open-source software te vinden die veel flexibiliteit biedt, volgde Jeroen het advies van een externe accountant, bekeek het volledig geïntegreerde Odoo-platform en luisterde naar de ervaringen van andere klanten.

“Voor mij is een ERP-pakket als een zonnige archipel van eilanden: je moet soepel en prettig van het ene naar het andere eiland kunnen reizen. Elk eiland staat voor een afdeling van het bedrijf, met verbindingen ertussen, en de zon zou moeten schijnen. Toch stond ik op een regenachtig eiland, omdat ik geen overzicht had van de verkoop of de boekhoudcijfers. Ik wist dat het goed ging, maar had geen directe toegang tot de data. Dankzij Odoo heb ik nu een helder dagelijks overzicht van vrijwel alles wat er in het bedrijf gebeurt.” - Jeroen Van Den Bossche - CEO van The Workspace Company. 

The Workspace Company koos Odoo als groeipartner, vanwege enkele duidelijke voordelen: 

• Centralisatie van data, processen en afdelingen: Odoo is een volledig geïntegreerd bedrijfsbeheersysteem, precies wat The Workspace nodig had om alle informatie op één platform te verzamelen.
• Snelheid van implementatie: Het invoeren van nieuwe bedrijfssoftware kan lang duren en voor operationele verstoringen zorgen. Met Odoo kon de implementatie echter snel plaatsvinden, met een systeem dat binnen enkele maanden operationeel werd. 
• Flexibiliteit in configuratie: Odoo biedt van standaard- tot open-sourcemodules ruime flexibiliteit om het pakket aan specifieke behoeften aan te passen.
• Uitgebreide keuze aan apps: The Workspace Company wilde beginnen met de basisbedrijfsapps die de teams nodig hadden, maar ook de mogelijkheid hebben om later extra modules toe te voegen naarmate het bedrijf groeide.
• Globaal en duidelijk overzicht van alle processen: Als CEO wilde Jeroen gebruikmaken van een uitgebreid overzicht, om er zeker van te zijn dat de bedrijfsprocessen voortdurend op koers blijven. 
• Gebruiksvriendelijke interface: Jeroen had een eenvoudige interface nodig die medewerkers snel konden beheersen en dagelijks gemakkelijk konden gebruiken.

The Workspace Company werkte samen met Endare, een Odoo-implementatiepartner, om de overstap naar deze nieuwe tool tot een succes te maken. Het proces werd stap voor stap uitgevoerd, waarbij de eerdere tools actief bleven totdat de migratie volledig was afgerond en na ongeveer zes maanden operationeel was. 

“Dankzij de ervaringen van Odoo-gebruikers voelden we ons meteen onderdeel van de Odoo-familie. Toen besefte ik dat deze tool precies was wat ik nodig had: een open-source platform met een zeer gebruiksvriendelijke interface die alle afdelingen tot één geheel integreert. Software zoals Odoo vormt eigenlijk de kern van ons bedrijf en maakt het mogelijk om een SaaS-model te hanteren.” - Jeroen Van Den Bossche - CEO van The Workspace Company.

Doordat de apps onderling verbonden zijn en processen dankzij eenvoudige, gerichte automatiseringen worden verbeterd, kunnen bestellingen tegenwoordig netjes worden verwerkt met minimale handmatige invoer, waardoor het risico op fouten aanzienlijk wordt verkleind. 

The Workspace Company zag het aantal bestellingen per dag stijgen van slechts 2 naar 25 en merkte dat de omzet daardoor verdrievoudigde. Met de eerdere losse systemen zou dit niet mogelijk zijn geweest zonder het team tien keer zo groot te maken. Dankzij Odoo kon deze omzetgroei echter worden gerealiseerd zonder extra investeringen. 

Terwijl The Workspace Company haar groeipad voortzet, wordt duidelijk dat de toekomst veelbelovend is, met naadloze integratie, uitzonderlijke klantervaringen en een constante drive voor innovatie.