Nombre de la empresa: LivelinkMotor S.L.
Ubicación: Sevilla (España)
Industria: IoT para vehículos de dos ruedas
Tamaño de la empresa: <50
Número de usuarios: 30+
Alojamiento: On Premise
Apps: Ventas, CRM, inventario, facturación, helpdesk, recursos humanos
Partner implementador: AvanzOsc SL
LivelinkMotor S.L. es una empresa española de base tecnológica dedicada al desarrollo de soluciones inteligentes para el sector de la movilidad, con especial foco en los vehículos de dos ruedas. La marca comercial bajo la que operan es KOMOBI y ya cuentan con miles de usuarios repartidos por decenas de países.
KOMOBI permite a los usuarios propietarios de motos y scooters proteger su vehículo frente a robos, monitorizar su actividad diaria en tiempo real y acceder a datos clave para su conducción.
Además, cuentan con dos verticales de negocio: soluciones para flotas de vehículos (B2B) y soluciones para fabricantes de motocicletas (OEM). En la primera ofrecen a empresas con flotas de motos las herramientas necesarias para la gestión, seguimiento y optimización de las operaciones. En la segunda, colaboran con marcas fabricantes integrando la tecnología KOMOBI como una solución de conectividad adaptada a sus necesidades.
Para todas estas vertientes del negocio, la modularidad de Odoo ha sido clave para poder integrar los diferentes procesos en una única plataforma, con una visión global del negocio y una mejora significativa en eficiencia y control.
Miremos al pasado
LivelinkMotor trabajaba de manera totalmente manual, llevando todas sus operaciones en hojas de Excel, documentos de Word y correos electrónicos. Cada área de la empresa era gestionada desde una plataforma distinta, lo que les causaba, como a tantas otras empresas, duplicidad de tareas, errores manuales y falta de trazabilidad, lo que complica la toma de decisiones en el día a día y en el largo plazo.
Es por esto que empezaron a buscar una solución para implementar y unificar procesos. En esta búsqueda se encontraron con Odoo y fue elegido entre otros softwares por su naturaleza Open Source, modular y la amplia oferta de personalización.
Al comenzar la implementación contaban con problemas en diversas áreas, desde las más generales como la dificultad en escalar la verticales, a la falta de control de stock hasta una conciliación bancaria compleja y manual que reducía la productividad y dificultaba los cierres.
En LivelinkMotor vieron necesario trabajar con las aplicaciones nativas de Odoo de ventas y CRM para la gestión de los procesos comerciales, presupuestos y contratos tanto de la vertical B2C como la B2B. Además de la integración con la plataforma WooCommerce para importar automáticamente sus pedidos online.
Siguiendo la línea comercial, añadieron las aplicaciones de suscripciones y facturación, con las cuales pueden gestionar las facturas recurrentes según el ciclo de vida de sus dispositivos, automatizando activaciones, renovaciones y cancelaciones y lo que es más importante, la conciliación bancaria. Esto ahorra mucho trabajo manual que tiene impacto tanto en la productividad del equipo financiero como en la reducción del riesgo de error humano.
La aplicación de inventario fue necesaria para gestionar todo el control de stock de los dispositivos IoT que fabrican, los almacenes, el seguimiento de los envíos y la trazabilidad de los productos.
Finalmente, para mejorar el servicio de cara al cliente y a los socios de la empresa, la aplicación de helpdesk y el portal del cliente fueron clave. Por un lado, gracias a Helpdesk ofrecen el servicio de atención al cliente y un soporte técnico con visibilidad cruzada de pedidos, dispositivos y suscripciones. Además, gracias al portal del cliente, todos los usuarios de su vertical B2C pueden acceder y consultar sus suscripciones, facturas y gestionar su relación comercial de forma autónoma.
El viaje con Odoo
LivelinkMotor comenzó a implementar Odoo 13, enfocados en los módulos de Fabricación, Ventas y Facturación. Identificaron desde el inicio la necesidad de personalizar ciertas funcionalidades de cada módulo, por lo que optaron por trabajar con un Partner oficial de Odoo. Debido a sus necesidades, fueron trabajando con diversos Partners y actualmente están colaborando con AvanzOsc SL, Partner Ready de Odoo.
Para las IoT que fabrican, necesitaban controles de calidad, trazabilidad a través de seguimiento por número de serie y demás funciones específicas en cuanto a detalles de ensamblaje. Todo esto fue posible gracias al trabajo realizado en cada módulo.
A su vez, la sincronización automática de los pedidos online era una necesidad, por lo que realizaron la integración con WooCommerce, gestionando así de manera automática los pedidos, clientes, cupones y situaciones fiscales más específicas, como podrían ser las de los clientes ubicados en las Islas Canarias, ya que están sujetos al IGIC.
Para continuar la implementación, avanzaron con el módulo de suscripciones y la migración de la base de datos a Odoo 14. Debido a la naturaleza del servicio ofertado por LivelinkMotor, fue necesario rediseñar junto al Partner el módulo de Suscripciones. El ciclo de vida de cada dispositivo variaba, por lo que hubo que hacer desarrollos específicos. Por otro lado, al venderse un dispositivo se genera la entrega, se asocia la suscripción y se vincula al número de serie único.
Con respecto a los ciclos de vida, al activarse el trigger de inicio comienza cada suscripción del dispositivo de cada IoT, esto lo hace el propio cliente desde la app. Así, el sistema calcula las fechas de finalización, genera las facturas correspondientes y habilita el acceso a los usuarios finales al portal de cliente de Odoo. Además, esto permite realizar los pagos mediante la integración con Stripe, facilitando así posteriormente la conciliación bancaria, gracias a la implementación y automatización de la aplicación de Facturación de Odoo.
Trabajando y evolucionando con Odoo
La implementación de las aplicaciones, al ser tan intensa y detallada, fue progresiva, siguiendo la metodología de implementación recomendada por Odoo, se comenzó con los procesos más básicos hasta llegar a las automatizaciones e integraciones más avanzadas. A día de hoy llevan 3 años trabajando con Odoo y siguen evolucionando dentro del entorno, buscando obtener una mayor flexibilidad para expandir las diferentes verticales de la manera más ágil y eficiente posible.
“La implantación de Odoo ha supuesto para LivelinkMotor un cambio estructural profundo: pasando de procesos fragmentados y manuales a una plataforma centralizada, escalable y adaptada al crecimiento de nuestra empresa tecnológica.”
Sin embargo, aunque la implementación haya sido un éxito y haya traído tantas cosas positivas a LivelinkMotor, a lo largo de un proceso de cambio tan transformador, pueden surgir obstáculos. En este caso, la necesidad de adaptar ciertos módulos de Odoo para alinearlos a las particularidades fue uno de ellos. Además, se le sumó la migración de una cuantiosa cantidad de datos de diferentes plataformas a dentro de Odoo. La limpieza de estos archivos siempre lleva tiempo, así como su importación dentro del sistema.
Finalmente, la problemática que enfrentan la mayoría de empresas al implementar un nuevo software reside en el cambio en las operaciones del día a día para la plantilla. Fueron necesarias formaciones internas y un seguimiento más cercano durante las fases iniciales para asegurar el correcto funcionamiento.
“Gracias a una estrategia de implantación progresiva, el trabajo conjunto con especialistas, y una actitud interna de mejora continua, logramos superar todos estos obstáculos con éxito.”
Odoo ha ayudado a LivelinkMotor a superar la fragmentación inicial de procesos, centralizando en una sola plataforma áreas clave para su negocio. Gracias a las amplias posibilidades de personalización han conseguido automatizar tareas críticas, mejorado la trazabilidad, eliminado errores manuales y escalado con mayor eficiencia.
Aunque no tengan métricas exactas, han notado una mejoría extraordinaria en cuanto a eficiencia y fiabilidad de su operativa recurrente. Además, al contar con una visión unificada de las ventas, ingresos, suscripciones activas y trazabilidad de todo el ciclo de vida de sus productos y servicios, el control sobre todos los activos es inmejorable.
Gracias a la centralización y las funcionalidades nativas de Odoo para visualizar indicadores y gráficas, pueden tomar decisiones mejor informadas, tener mayor control financiero y optimizar la planificación de inversiones. Así, Odoo se ha convertido en la base de su visibilidad operativa y económica, permitiendo una gestión más estratégica y estructurada del crecimiento de la empresa.
Por su gran flexibilidad, estructura modular y naturaleza Open Source, LivelinkMotor considera Odoo la herramienta ideal para construir una solución a medida. Recomiendan el uso de Odoo y el trabajo con un Partner Oficial en caso de requerir personalizaciones. El éxito del proyecto dependerá de una buena implementación.
