Ubicación/Región: Mayagüez, PR
Industria: Servicios de Limpieza
Aplicaciones implementadas: Mantenimiento, Reclutamiento, Empleados, Proyectos, Servicio de Campo, Flota, Documentos, Gastos, Contabilidad, Studio
Software reemplazado: QuickBooks
Tamaño de la empresa: 532 empleados
Tipo de Hosting: Odoo Online
Cuando una empresa con operaciones extensas necesita eficiencia, elegir el software adecuado puede marcar la diferencia entre el caos operativo y la excelencia. En Jani Clean, proveedor líder de servicios de limpieza en Puerto Rico, Odoo se convirtió en el aliado ideal para centralizar procesos y optimizar la gestión en todos los niveles.
Jani Clean nació de manera modesta, con su fundador, Fernando Arroyo, su esposa y un solo empleado, quien aún trabaja en la empresa más de 30 años después. Lo que comenzó con la limpieza de bancos ha evolucionado en una compañía con más de 530 empleados y más de 200 clientes de distintos tamaños.
Con base en Mayagüez, Puerto Rico, Jani Clean no solo ofrece servicios de limpieza para hospitales, bancos y oficinas, sino que también cuenta con divisiones dedicadas a áreas verdes, pintura comercial y venta de productos de limpieza industrial. Desde pulidoras hasta químicos especializados para desinfección, la empresa cubre todas las necesidades del sector con estándares certificados bajo ISO 9001:2015.
“Implementar tecnología en la industria de limpieza no es común, pero es esencial. Mucha gente no sabe lo complejo que es: desde el manejo de químicos hasta la logística de frecuencias y tareas”.
Antes de Odoo: Demasiadas piezas sueltas
Antes de adoptar Odoo, Jani Clean enfrentaba un reto común entre muchas empresas con operaciones extensas: la dispersión de soluciones. Usaban diferentes sistemas para cada necesidad: uno para facturación, otro para gestión de flotas, otro para control de calidad. La fragmentación de herramientas hacía que la administración fuese ineficiente y difícil de escalar.
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Evaluar entre múltiples software y soluciones específicas no era fácil. Como administrador de sistemas, Carrasquillo sabía que la elección tendría un impacto profundo: en el tiempo de implementación, el costo, la adopción por parte de los usuarios, y la sostenibilidad a largo plazo.
“Uno tiene que pensar muy bien: ¿este software me va a durar un año nada más? ¿Vale la pena el esfuerzo de implementarlo? Porque mi cuello está en juego”.
Fue en medio de esta búsqueda cuando apareció Odoo. Lo que más llamó la atención de Javier fue su concepto de “plataforma modular”, donde las aplicaciones “out of the box” podían adaptarse fácilmente a las necesidades de la empresa.
Esa adaptabilidad fue esencial. En palabras de Javier, “hay un antes y un después” en el uso de Odoo en su operación. Integraron los módulos de Mantenimiento, Reclutamiento, Empleados, Proyectos, Servicio de Campo, Flota, Documentos, Gastos, Contabilidad, y varios más, todo según sus necesidades específicas.
“La capacidad de personalizar con código y adaptar a lo que uno realmente necesita, sin tener que usar mil sistemas a la vez, lo cambia todo”.
Eficiencia Total con Odoo
Con más de 500 empleados, la empresa necesitaba centralizar la información de cada persona. Ahora, gracias a la plataforma, todo lo relacionado con un empleado, desde documentos hasta incidencias, está contenido en un solo perfil. Esto ha eliminado la necesidad de buscar en correos o archivos dispersos, facilitando un acceso rápido y ordenado a la información y mejorando la gestión de Recursos Humanos.
Otro cambio importante ha sido en el proceso de reclutamiento. Antes, era un dolor de cabeza para el equipo, pero el módulo de Reclutamiento ha marcado una gran diferencia. A través de un código QR, los candidatos pueden acceder a un formulario en línea y, según sus respuestas, son filtrados automáticamente y avanzan por las etapas del proceso. Javier incluso diseñó etapas personalizadas que notifican a los postulantes cada vez que avanzan, eliminando la incertidumbre. Además, las ofertas de trabajo y los contratos están digitalizados, y con un script en Python que él mismo desarrolló, toda la información del candidato se transfiere automáticamente al sistema de empleados, simplificando aún más la contratación.
Un tercer ejemplo es la gestión de tareas para los clientes, un gran desafío cuando se manejan más de 300 clientes, cada uno con múltiples necesidades. Aquí, la aplicación de Servicio de Campo ha sido clave. Jani Clean la adaptó para que los procesos avancen por etapas definidas, desde la ejecución hasta la facturación, incluyendo evidencias como fotos del antes y después del servicio. Esto ha creado un sistema logístico claro, eficiente y sin errores, permitiendo un control riguroso y una mejor calidad en la atención al cliente.
De otro lado, una de las primeras integraciones exitosas fue con la funcionalidad de Kiosk Mode en Attendances de Odoo, que Jani Clean adaptó para registrar los "ponches" o registros de entrada y salida del personal. Esta integración envía los datos directamente a la base de datos utilizada por el departamento de nómina, mejorando la precisión y eficiencia del proceso.
Odoo también ha sido clave para conectar departamentos que antes trabajaban de forma aislada. Gracias a Odoo Studio, Javier ha podido personalizar campos y adaptar flujos de trabajo a las necesidades específicas del negocio, sin necesidad de desarrollos externos complejos.
Además de la integración y la flexibilidad, hay funcionalidades específicas dentro de Odoo que Javier destaca. Por ejemplo, el buscador avanzado con filtros, agrupaciones y favoritos, que permite crear vistas personalizadas y compartirlas con todo el equipo. “Ese feature de poder compartir vistas favoritas entre todos los usuarios es un hit”, dice. También el chatter y las log notes han sido muy útiles, especialmente para las personas en el campo y para los equipos de Recursos Humanos y reclutamiento, ya que centralizan la información en un solo lugar. “Eso es un éxito. Todo organizado en un espacio único. Es un must.”
La implementación de Odoo ha resultado en una mejora notable en la eficiencia de la empresa. “Antes, teníamos carpetas enormes llenas de papeles para manejar toda la documentación. Era horrible,” recuerda. El área de operaciones y logística solía dedicar entre tres y cuatro días a tabular manualmente los informes de los supervisores. “Ahora, simplemente filtro en el sistema, busco por nombre del supervisor y obtengo automáticamente los registros en un gráfico. Se paga solo.”
Un ejemplo concreto de este impacto es la forma digital que Javier creó en Odoo llamada “Registro de gestiones o visitas”. Allí se documenta en tiempo real qué hizo cada supervisor, en qué cliente, a qué hora llegó y se fue, y qué gestiones realizó. Hoy tienen más de 10,000 registros organizados, consultables con unos pocos clics
“Ese único cambio nos ahorró días de trabajo y permitió que los equipos se enfocaran en tareas que realmente agregan valor al negocio.”
¿Qué sigue para Jani Clean?
Jani Clean se prepara para una etapa de crecimiento estratégico. La empresa acaba de adjudicarse un contrato de gran escala para el mantenimiento de áreas verdes que cubre casi 90 millas en Puerto Rico. Este proyecto representa un cambio importante, ya que aunque la fortaleza principal de Jani Clean ha estado en la limpieza hospitalaria y de oficinas, esta nueva operación abre puertas para expandir su experiencia y servicios hacia otros municipios en un área que requiere equipos especializados y una logística robusta.
En el ámbito tecnológico, la empresa avanza en la sustitución de QuickBooks por Odoo, una tarea compleja pero clave para seguir fortaleciendo su operación. Este proceso busca automatizar y simplificar tareas, reducir pasos innecesarios, y permitir que el equipo se enfoque en soluciones más estratégicas. El objetivo es contar con un sistema más ágil, en línea y adaptado a las necesidades reales del día a día, lo que permitirá a Jani Clean seguir afinando su operación, eliminar lo redundante y ofrecer un mejor servicio.
El camino que Jani Clean está recorriendo puede ser fuente de inspiración para muchas otras empresas, sin importar su sector. Integrar tecnología, simplificar procesos y buscar nuevas oportunidades de negocio es clave para evolucionar. Apostar por soluciones que liberen tiempo, reduzcan fricciones y permitan pensar en grande es el primer paso para transformar cualquier operación.
